www.parus.ua > Продукция > Для среднего и малого бизнеса (SMBs) > Канцелярия

Парус-Канцелярия

Парус-Канцелярия как система управления делопроизводством и документооборотом, предназначена для предприятий и организаций, которые в своей работе используют большие массивы номенклатурной документации. Такая система управления служебной перепиской позволяет систематизировать всю информацию по разным типам документов, сократить время на поиск документов в специализированных отделах или хранилищах, грамотно распределять нагрузку между сотрудниками, повышать исполнительную дисциплину, видеть общую картину работы в структурном подразделении, осуществлять поиск зарегистрированных документов, а также обеспечивать взаимозаменяемость сотрудников.

Модуль Парус-Канцелярия охватывает основные разделы традиционного делопроизводства:

• управление входящими документами;
• управление исходящими документами;
• ведение документов в архиве;
• управление доставкой документов

Управление входящими документами позволяет:

• регистрировать и вести учет внешних документов, которые поступают на предприятие/организацию;
• присваивать порядковый номер;
• регистрировать даты и темы документа;
• регистрировать данные об отправителе корреспонденции;
• регистрировать данные о содержании документа;
• контролировать наличие информации о связи между документами;

Особенностью Парус-Канцелярия является возможность прикреплять файлы в электронном формате, вести историю переписки и устанавливать уровень доступа пользователей к информации.

Управление исходящими документами позволяет:

• регистрировать и вести учет всех исходящих документов;
• регистрировать даты и темы документа;
• регистрировать данные о получателе корреспонденции;
• регистрировать данные о содержании документа и резолюции по документу;
• контролировать наличие информации о связи между входящим и предыдущими документами.

Парус-Канцелярия позволяет вести учет данных о прикрепленных файлах, об истории переписки, а также устанавливать уровень доступа пользователей к информации. Также работая со списком прикрепленных файлов, есть возможность хранить в электронном виде отсканированные входящие документы.

Раздел "Архив документов" предназначен для учета в хронологическом порядке документов, которые не используются в текущем документообороте, а поступают на хранение в архив. Система даёт возможность формировать и анализировать отчеты и выборки документов по различным типам. С помощью системы пользователь может самостоятельно создать структуру размещения документов в архиве и вести учет информации о местах хранения документов (склад, шкафчик, ящик, папка).

Посредством Журнала Доставки система Парус-Канцелярия позволяет организовать рассылку и доставку корреспонденции почтой, электронной почтой или курьером. Журнал Доставки позволяет формировать письма, конверты, этикетки, задания для отправки факса, списки доставки, отображать содержимое доставки и пр.